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Unser Östringen e. V., vertreten durch den Vorstand: Felix Schwalb (1. Vorsitzender), Ira Quaty (Kassierin), Katrin Zajonc-Heidinger (Schriftführerin)
Dinkelbergstraße 36, 76684 Östringen

Kontakt: info@unser-oestringen.de

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Die Anwendung dient der Verwaltung des Vereins. Dabei werden je nach genutzter Funktion insbesondere verarbeitet:

• Mitgliederverwaltung: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Ein- und Austrittsdatum, Rollen und Gruppenzugehörigkeit.
• Beiträge und Zahlungen: Beitragsdaten, Bankverbindung und SEPA-Mandat. Bankverbindungen werden verschlüsselt gespeichert.
• Buchhaltung und Spenden: Buchungen, Belege, Auslagenerstattungen und Zuwendungsbestätigungen.
• Veranstaltungen und Reservierungen: Anmeldungen, Teilnahmen und Anwesenheitserfassung.
• Kommunikation: Nachrichten, Rundmails und Newsletter sowie der Nachweis, wann eine Nachricht versandt wurde.
• Dokumente mit Vereinsbezug sowie Vorstandsarbeit (Sitzungen, Beschlüsse, Ämter, Aufgaben).
• Systemprotokoll: Änderungen an Daten werden protokolliert, um Nachvollziehbarkeit und Missbrauchserkennung zu gewährleisten.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses), lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflichten) sowie lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer ordnungsgemäßen Vereinsverwaltung). Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Der Zugriff ist nach Rollen beschränkt. Besonders sensible Angaben wie Bankverbindung, Steuernummer oder Geburtsdatum sind nur den dafür zuständigen Rollen zugänglich.

KI-gestützte Funktionen sind derzeit deaktiviert.

Mitgliederdaten werden für die Dauer der Mitgliedschaft verarbeitet und danach gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Buchhaltungsunterlagen und Belege werden entsprechend § 257 HGB und § 147 AO aufbewahrt. Daten, die keiner Aufbewahrungspflicht unterliegen, werden nach Wegfall des Zwecks gelöscht oder anonymisiert.

Der Verein verarbeitet personenbezogene Mitgliederdaten elektronisch und in Papierform zur Erfüllung von Vereinsaufgaben und gesetzlichen Pflichten.

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit (Art. 15–20 DSGVO) sowie ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO. Angemeldete Mitglieder können ihre gespeicherten Daten unter „Mein Bereich → Datenschutz" jederzeit selbst abrufen und als Datei herunterladen.

Ihnen steht außerdem ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.